En España, la Digitalización certificada de facturas es un proceso informático que permite obtener copias digitales de facturas con el mismo valor legal que el original en papel, por lo que la legislación existente permite eliminar las facturas en papel de las que se obtienen las facturas digitalizadas. El entorno informático debe incluir una Base de datos segura, que permite a los usuarios y auditores acceder y recuperar instantáneamente cualquier factura para fines de inspección fiscal o auditoría.

La facturación electrónica está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre de 2012, que aprueba la regulación de las obligaciones de facturación con algunas disposiciones definidas en la Orden EHA / 962/2007 de 10 de abril de 2007 que implementa ciertas disposiciones relativas a la facturación electrónica y el almacenamiento de las facturas contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre de 2003, por el que se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación.

El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, fue derogado por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, pero las normas desarrolladas mientras era de aplicación, siguen vigentes en la actualidad.

De acuerdo con el RD 1619/2012 mencionado anteriormente, las facturas electrónicas y las facturas digitalizadas deben estar firmadas electrónicamente. “Será válida una firma electrónica cualificada, tal como se define en el Artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre firma electrónica”. Una firma cualificada es una firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado y generada por un dispositivo cualificado de creación de firmas.

La Resolución de la Agencia Tributaria de 24 de octubre de 2007, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) de 1 de noviembre de 2007, sobre el procedimiento para aprobar el software para la digitalización certificada de facturas que figura en el Artículo 7 de la Orden EHA / 962/2007 de 10 Abril de 2007, requiere que para que el software de digitalización se apruebe, se debe presentar una solicitud al Director del Departamento de Información Tributaria en cualquier oficina de registro, en la cual el solicitante debe presentar una declaración de cumplimiento que declare que el software cumple con las regulaciones, incluyendo varios documentos: (1) documentación técnica que describe el software, (2) el informe del auditor sobre la evaluación del software y (3) el plan de gestión de la calidad, más un CD-ROM con información en formato digital y un CD-ROM con una copia del software, según el Artículo 8 de la Resolución antes mencionada.

Si la documentación y el software cumplen con las regulaciones, se emitirá una resolución con la aprobación, incluido el código de referencia que se incluirá en cada factura digitalizada como parte de los metadatos.

Una vez que la Agencia Tributaria aprueba el software de Digitalización Certificada, la imagen firmada electrónica que se obtiene a través de la digitalización a través de dicho software conserva la misma validez que cualquier factura en papel cuando se trata de impuestos.

El proceso de digitalización certificada implica el uso de técnicas fotoeléctricas como las implementadas en escáneres o cámaras de fotos y teléfonos inteligentes, para convertir la imagen de un documento en papel en una imagen digital codificada de acuerdo con formatos estándar ampliamente utilizados y con un nivel de resolución superior a 200 ppp. Según información publicada en la página web de la Agencia Tributaria Española AEAT.

Como consecuencia, se podría autorizar la destrucción de grandes cantidades de papel en forma de documentos originales, lo que implicaría ahorros en la gestión de documentos y archivos, así como una reducción de los costos indirectos relacionados con los impuestos.

Los siguientes son los requisitos que debe cumplir el “Software de digitalización certificada” para garantizar que la imagen digitalizada sea una buena representación del original en papel:

  • El proceso de digitalización se debe llevar a cabo automáticamente en su totalidad, desde el momento en que el sistema toma la fotografía hasta que se genera y almacena el archivo final, incluida la firma electrónica.
  • El posible proceso de optimización de la imagen garantiza que todos los campos y datos del documento sean perfectamente legibles y válidos para su gestión. La imagen digital debe respetar la geometría original del documento en formato papel.
  • El software incluirá información de metadatos (en formato XMP) en cada archivo con la imagen digitalizada, incluida la referencia de identificación de la aprobación otorgada por la Agencia Tributaria y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de escaneo.

El software debe registrar el proceso de digitalización en una base de datos especial que vincula los archivos de imágenes con información adicional (descrita en el artículo 64 del Real Decreto 1624/1992) e incluye funciones de seguridad que se comportan como un “registro sin borrado”(fichero que solo permite añadir registros) que incluye firmas electrónicas para cada período contable (generalmente, mensual o trimestral).
Se deben proporcionar dos documentos para la homologación: “Descripción técnica” y “Manual de gestión de calidad”. Los usuarios tienen la obligación de cumplir con las reglas de uso establecidas en el “Manual de gestión de calidad del software”

Otros requisitos, son:

  • Resolución mínima de 200 ppi.
  • Se permite una lista limitada de formatos de archivo: ISO 19005 (PDF / A); PNG; JPEG 2000; PDF 5.0 o superior; TIFF 6.0 o superior. (solo se permiten algoritmos de compresión sin pérdida, como LZW)
  • El sistema de gestión y almacenamiento de los documentos digitalizados debe garantizar el acceso y la búsqueda completa de los documentos digitalizados para fines de auditoría.

Si necesita que su solución de software de digitalización sea aprobada para  “Digitalización certificada”, comuníquese con EADTrust, la empresa especialista que puede ayudarlo a definir los detalles del software y puede auditar la solución una vez que haya terminado. Todo el proceso puede ser desarrollado en inglés, si es necesario.

Puede llamar al +34 91 7160555 para más información.